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Préparer son déplacement : la check-list de survie

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Halte aux impairs. Stop aux quiproquos. Finis les déplacements organisés à la hâte, voire pas préparés du tout. Avec Marion Dufour-Lahore, le Media Acting © Blog s’immisce dans vos valises pour souffler conseils et recommandations qui font des disparités culturelles un atout pour vos échanges internationaux.

Premier volet de notre série : « Préparer son déplacement : la check-list de survie »

1 – Une rencontre se prépare…des deux côtés

Combien de voyages révèlent subitement leur inutilité totale, lorsque, après les présentations, on se rend compte que les fonctions des personnes autour de la table diffèrent sensiblement de leurs intitulés ! Quelle dose de stress aurait pu être évitée si le siège avait pris la peine de mieux baliser les contours des entretiens avant de déplacer ses émissaires. On l’aura compris, un voyage réussi, c’est 70 % de travail…avant de prendre l’avion. Et cela doit se faire à deux. De chaque côté, appels et mails, idéalement dans la langue de l’hôte, doivent être échangés plusieurs semaines avant la rencontre, avec une définition précise de l’enjeu du déplacement et de la nature des personnes à rencontrer.

2 – Proposer un planning de réunions et une liste d’intervenants

A cet égard, c’est à la personne qui se déplace de prendre l’initiative, en déclinant ses compétences. Et c’est votre interlocuteur qui doit valider ou non sa présence ainsi que celle de ses collaborateurs. Si les membres de l’équipe ne sont pas connus, on questionnera son correspondant : « avez vous des membres de votre équipe susceptibles d’assister a cette réunion ? »

3 – Proposer une date que l’on peut éventuellement modifier

C’est une grande erreur de communication d’imposer un jour ou même un horaire d’arrivée : Plutôt qu’une missive – « j’arrive tel jour à telle heure » – on préfèrera adresser une proposition afin que tout se fasse de concert, pour établir une relation sur des bonnes bases.

4 – S’assurer des fonctions de chacun et de leur rôle dans la hiérarchie

Avoir une vision très claire des responsabilités de chacun évite des vexations, surtout si l’on cherche du regard, pendant un meeting, l’assentiment d’une personne qui s’avère être hors jeu ! Malaise assuré ! Les arcanes des hiérarchies distantes, en particulier en Asie, sont parfois inconnues du siège ou de votre entreprise. Il n’est pas inutile de savoir qui travaille avec qui : « J’aurais souhaité rencontrer untel mais je ne sais pas s’ils travaillent ensemble ? Qui reporte à qui ? »

5 – Prévoir un traducteur qui a une expérience dans le domaine concerné

Le ou la traductrice était-il (elle) habitué(e) à travailler avec vos interlocuteurs ? Il n’est pas inutile de le savoir. Si la relation est régulière, c’est que celui-ci financièrement dépend l’entreprise. Son implication n’est alors pas la même, de même que la confiance dont il jouit sur place.

6 – Anticiper la réactivité que l’on attend de votre équipe

Travailler à l’international exige parfois que l’on bouscule ses habitudes. S’il est mal considéré, dans la culture française, de proposer des solutions et de formuler des propositions dans la foulée de la rencontre, il est en revanche très bien vu, chez nos partenaires asiatiques, de se montrer très réactif.

Marion Dufour-Lahore est International fashion and beauty consultant.