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Au sommaire de la Lettre du 20 septembre 2009

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Editorial : Réunion, quand tu nous tiens… par Philippe Leclerc

Training Box : La Force des silences par David Tomlinson et Isabelle Benech (vidéo de 2 minutes)

Dossier Com’ Pratique : Bien gérer ses réunions de travail

Vos questions, nos réponses : Gérer les débordements qui peuvent survenir au cours d’une réunion par Isabelle Benech (vidéo de 1 minute)

Un temps d’avance : Ringardiser PowerPoint ?

Du côté de chez eux : Dîner en ville, mission impossible ? par Marion Dufour-Lahore

BenchBlog : Quand GM investit la blogosphère

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Réunion, quand tu nous tiens

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Vous vous sentez isolé dans votre coin ? Vous aimez le café bien chaud, rencontrer des gens, montrer que vous êtres « over-deborded » ? Organisez des réunions ! Lire la suite

Quand GM investit la blogosphère

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Le géant en pleine restructuration, utilise à fond les médias sociaux et le corporate blogging pour redorer son blason. Lire la suite

Ringardiser PowerPoint ?

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Selon une étude, les Américains sont davantage terrorisés à l’idée de prendre la parole en public que de tomber malade ou de mourir. En fait, la prise de parole devant un auditoire arrive en tête des peurs de l’Oncle Sam. Ce qui fait dire à l’humoriste Seinfeld que celui qui doit prononcer une oraison funèbre préfèrerait largement… se trouver dans le cercueil ! Pourquoi les présentations échouent et comment les améliorer, voici l’édifiante speech du spécialiste J. Douglas Jefferys.

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La force des silences

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Un silence est parfois plus éloquent qu’un flot de paroles. C’est même l’outil indispensable pour permettre à un auditoire d’assimiler une information-clé. Comment user de cette forme de communication qui en intimide plus d’un ? Réponse avec des consultants dont le mutisme choisi porte haut leur verbe.

Dîner en ville, mission impossible ?

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En terra incognita, nous sommes déjà suffisamment désorientés par les langues et déboussolés par le décalage horaire pour, en plus, devoir subir l’épreuve de la table. Or, c’est souvent devant l’assiette que se révèle, parfois de manière incongrue, une impréparation qui risque de passer pour un manque de curiosité voire un manque de savoir-vivre. « À l’étranger, une invitation à dîner ne doit pas être un stress, explique Marion Dufour-Lahore, international fashion consultant, qui rappelle quelques conseils d’organisation et de comportement qui éviteront les déconvenues. Lire la suite

Gérer les débordements au cours d’une réunion

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Comment gérer les débordements qui peuvent survenir au cours d’une réunion ?

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Apprendre à connaître les différents profils des participants à une réunion est indispensable pour désamorcer des situations de crise issues d’un malaise plus ancien, d’un conflit entre deux personnes, ou d’une opposition à la stratégie. Jean-Claude Martin, fondateur de Personnalité, a dressé une typologie des participants qui s’inspire du conte des frères Grimm, Blanche-neige et les sept nains. Lire la suite

Thierry Henry, en manque de coaching… de communication

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Quand les Bleus illustrent par l’exemple les avatars de la communication d’entreprise… Avant leur match contre la Serbie, le capitaine de l’équipe de France s’exprime au JT de 20h afin d’éclaircir les propos sévères qu’il aurait proférés à l’encontre du coach Raymond Domenech. Interrogé par Laurence Ferrari, l’exercice se révèle calamiteux : prise de parole timorée, propos incohérents, manque absolu de conviction, silences mal assurés. « Il ne s’est rien passé », démarre maladroitement Thierry Henry, alors que la France entière attend ses explications. Quelques secondes plus tard, celui-ci se déjuge en évoquant une explication « constructive » mais refuse d’en dire plus. Pour finir, il prétend que « l’ambiance est super », sans desserrer les dents. Après trois minutes d’exercice de communication visiblement contraint, le visage de « Titi » demeure figé, le ton monocorde. Le message est brouillé et la France peut se rassurer : on ne gagnera pas en Serbie…

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Le serviteur

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Le leadership n’a pas pour véritable fondement le pouvoir, mais l’autorité, qui se bâtit sur les relations, l’amour, le service et le sacrifice. C’est ce que l’on apprend dans ce conte captivant qui met en scène Jean Doyon, un homme d’affaires dont la vie apparemment réussie se met à battre de l’aile et qui assiste, à contrecœur, dans un monastère bénédictin isolé, à une retraite d’une semaine ayant pour thème le leadership, où il découvre, à sa grande surprise, que le moine qui dirige le séminaire est un ancien chef d’entreprise et une légende de Wall Street. Rédigé par un conférencier, également formateur-expert dans les domaines du leadership-serviteur et du développement de la conscience collective, « Le serviteur » a déjà touché, aux Etats-Unis, des lecteurs de tous les horizons. Peut-être parce que son message peut s’appliquer à tout le monde, partout, à la maison comme au travail…

Le serviteur, une histoire toute simple au sujet de la véritable essence du leadership, par James C. Huner, éditions du trésor caché, octobre 2009, 182 pages, 16 €.

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Storytelling, saison 1

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Les « chroniques du monde contemporain » de Christian Salmon ont fait mouche dans la presse en expliquant, exemples à l’appui comment l’art de raconter des histoires est devenu un outil de manipulation des masses. Les voilà réunis dans ce volume, explorant les « temps forts et les temps faibles » de la société, au niveau macropolitique et au niveau individuel. Par son titre même, « Storytelling » renvoie à l’idée de série TV, dont le modèle narratif enveloppe le monde contemporain. Un véritable décryptage.

Storytelling, saison 1, par Christian Salmon. Collection « essais », Les Praires Ordinaires, 208 pages, 12 €.

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Le secret de la réussite d’une réunion à distance

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Entretien avec Julien Caporal, manager de Logica Training France.

La réunion à distance – ou réunion virtuelle – en plein essor – fait encore peur aux entreprises européennes. Dans un contexte de réduction des déplacements et de la maîtrise des agendas, elle apparaît comme un véritable défi culturel pour les cadres et managers peu performants dans l’organisation de réunions stratégiques. Aujourd’hui intégrée dans la culture des grands groupes, la réunion virtuelle   est pourtant appelée à se développer dans les PME, sous les effets cumulés de l’optimisation des coûts (la récession) de la réduction progressive des transports (réchauffement climatique), des risques économiques sanitaires, et des opportunités offertes par les TIC (haut débit et solutions interactives). Premiers conseils pour profiter à 100 % d’une alternative crédible au déplacement professionnel.

La Lettre du Media Acting : Quelle est la condition du succès d’une réunion virtuelle ?

Julien Caporal : La confiance, sans aucun doute. La RAD (réunion à distance) est beaucoup plus qu’une simple « conf-call ». La plupart du temps, le système est mis en place parce qu’il est destiné à réellement remplacer les réunions importantes. Et la principale raison de l’échec des réunions, c’est que l’on n’installe pas la confiance entre des gens qui ne se connaissent pas. La confiance est un enjeu d’autant plus important que les décisions à prendre seront stratégiques.

LMA : Pour bien faire, la RAD devrait se contenter d’entériner des décisions préalables ?

JC : Absolument. Elle est un outil de management, pas un support de décision. Les décisions sont prises avant, par des réunions de préparation, des coups de fil, des échanges de mails et de notes.

LMA : Qu’est-ce qui fait le succès d’une réunion virtuelle ?

JC : Plusieurs facteurs concomitants.

- Règle n°1 : « fit the agenda ! », comme le martèlent les Américains. Le respect de l’ordre du jour est d’autant plus important que le face-à-face est distant. De l’autre côté de l’Atlantique, où l’on est habitué à ce type d’exercice du fait du décalage horaire entre la côte Est et la Californie, le respect de l’ordre du jour est devenu un réflexe. Quant à nous, qui assurons des formations sur le sujet, nous constatons que c’est aussi une vraie question culturelle. Savoir se tenir à un ordre du jour est un atavisme anglo-saxon. Les Latins n’hésiteront pas à s’écarter des sujets prévus. Mais en matière de réunion à distance, si l’on dérape, les objectifs de la réunion sont menacés. La confiance aussi.

- Règle n°2 : respecter le temps de parole. Sur certaines solutions logicielles de réunion virtuelle, il y a même des outils d’alerte permettant de prévenir les participants du dépassement de temps de parole prévu. En réunion à distance, le temps d’écoute est amplifié. La concentration baisse plus rapidement.

LMA : D’où la nécessité de réunir des contributeurs expérimentés.

JC : Exactement. Il faut des contributeurs conscients de l’importance de la préparation préalable de leur intervention et soucieux du respect de l’écoute mutuelle. Et ceci est d’autant plus important que les outils techniques de la RAD favorisent cette capacité d’écoute mutuelle. Les interruptions intempestives sont proscrites : un outil de « lever la main » est prévu pour prendre la parole. Des outils de dialogue en chat en aparté sont implémentés pour éviter d’éventuels bruits de fond.

LMA : Finalement, la réunion à distance est-elle un pis-aller nécessaire ?

JC : Non, elle peut être une opportunité d’être plus efficace. D’abord parce qu’elle favorise l’aspect organisationnel des réunions : gestion de l’agenda, gestion des prises de parole. Ensuite, parce qu’elle induit une montée en compétence de chacun des participants. C’est la conséquence de l’ajout de la partie « technique » qui va de pair avec l’organisation d’une réunion virtuelle : aux outils d’interactivité, il faut ajouter les fonctionnalités de travail commun autour d’un même document que l’on upload, mais également la prise en main des postes distants. Tout cela valorise « speakers » et participants et renforce les qualités des contributions. C’est une prime à l’efficacité. On va à l’essentiel. Sans parler des fonctionnalités permettant de réaliser des comptes-rendus de réunion : extrait filmés, documents associés… Il en ressort une impression – tout à fait justifiée – d’être deux à trois fois plus efficaces que dans une conf’call classique.

LMA : Reste la question de l’appropriation de l’outil…

JC : … que les Américains sont habitués à utiliser en raison des distances et des fuseaux horaires qui les séparent les uns des autres. Non seulement ils maîtrisent mieux que nous les outils de réunion virtuelle, mais ils ont avec eux la culture du respect de la parole de l’autre. C’est pourquoi les formations à la RAD doivent contenir une partie culturelle.

LMA : Quel est le prolongement de la RAD ?

JC : Le Learning Management System, outil de gestion des formations à distance.

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L’enjeu de la réunion, c’est le leadership

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La Lettre du Média Acting : Les réunions font l’objet, chaque année, de formations de plus en plus pointues. Quelle est la tendance ?

Isabelle Benech 
: La préparation et le leadership. On se rend compte, dans le monde de l’entreprise, que la grande difficulté est d’anticiper le déroulé d’une réunion. Pour les organisateurs, la réunion reste un passage obligé, une simple étape dans le cours des choses. En réalité, c’est un outil de management qui peut s’avérer périlleux s’il est mal maîtrisé.

LMA : qu’apprend-on lors d’une formation à la réunion ?

IB : À travailler sur les facteurs de motivation des participants. Si 80 % de la réunion se joue dans sa préparation, on peut aisément montrer, grâce à des séquences pédagogiques très parlantes, que les objectifs sont souvent mal cadrés, que les interlocuteurs ne sont pas tous concernés, que les éléments factuels sont insuffisamment renseignés, et, last but not least, que l’on ne sait pas adapter son langage et son comportement à ses interlocuteurs.

LMA : À toujours vouloir s’adapter à son auditoire, ne risque-t-on pas de diluer son leadership ?

IB : Au contraire. Le leadership, ce n’est pas la nécessité d’imposer ses vues, c’est la capacité à fixer et maintenir un cap tout en prenant en compte l’avis des autres. Plus on est au clair avec l’objectif plus on va être en confort dans sa navigation. Encore faut-il savoir verbaliser cet objectif en amont. Durant la réunion, on peut avoir la volonté de conserver une direction, tout en aménageant la route. Tout cela s’apprend : savoir prendre en compte les objections, favoriser l’expression de chacun, faire naître des avantages sur des points sensibles. Souvent, les formations se révèlent une première étape dans la prise de conscience, qui se prolonge par un coaching individuel.

Par Isabelle Benech, responsable pédagogique chez Personnalité

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