Entretien avec Julien Caporal, manager de Logica Training France.

La réunion à distance – ou réunion virtuelle – en plein essor – fait encore peur aux entreprises européennes. Dans un contexte de réduction des déplacements et de la maîtrise des agendas, elle apparaît comme un véritable défi culturel pour les cadres et managers peu performants dans l’organisation de réunions stratégiques. Aujourd’hui intégrée dans la culture des grands groupes, la réunion virtuelle   est pourtant appelée à se développer dans les PME, sous les effets cumulés de l’optimisation des coûts (la récession) de la réduction progressive des transports (réchauffement climatique), des risques économiques sanitaires, et des opportunités offertes par les TIC (haut débit et solutions interactives). Premiers conseils pour profiter à 100 % d’une alternative crédible au déplacement professionnel.

La Lettre du Media Acting : Quelle est la condition du succès d’une réunion virtuelle ?

Julien Caporal : La confiance, sans aucun doute. La RAD (réunion à distance) est beaucoup plus qu’une simple « conf-call ». La plupart du temps, le système est mis en place parce qu’il est destiné à réellement remplacer les réunions importantes. Et la principale raison de l’échec des réunions, c’est que l’on n’installe pas la confiance entre des gens qui ne se connaissent pas. La confiance est un enjeu d’autant plus important que les décisions à prendre seront stratégiques.

LMA : Pour bien faire, la RAD devrait se contenter d’entériner des décisions préalables ?

JC : Absolument. Elle est un outil de management, pas un support de décision. Les décisions sont prises avant, par des réunions de préparation, des coups de fil, des échanges de mails et de notes.

LMA : Qu’est-ce qui fait le succès d’une réunion virtuelle ?

JC : Plusieurs facteurs concomitants.

– Règle n°1 : « fit the agenda ! », comme le martèlent les Américains. Le respect de l’ordre du jour est d’autant plus important que le face-à-face est distant. De l’autre côté de l’Atlantique, où l’on est habitué à ce type d’exercice du fait du décalage horaire entre la côte Est et la Californie, le respect de l’ordre du jour est devenu un réflexe. Quant à nous, qui assurons des formations sur le sujet, nous constatons que c’est aussi une vraie question culturelle. Savoir se tenir à un ordre du jour est un atavisme anglo-saxon. Les Latins n’hésiteront pas à s’écarter des sujets prévus. Mais en matière de réunion à distance, si l’on dérape, les objectifs de la réunion sont menacés. La confiance aussi.

– Règle n°2 : respecter le temps de parole. Sur certaines solutions logicielles de réunion virtuelle, il y a même des outils d’alerte permettant de prévenir les participants du dépassement de temps de parole prévu. En réunion à distance, le temps d’écoute est amplifié. La concentration baisse plus rapidement.

LMA : D’où la nécessité de réunir des contributeurs expérimentés.

JC : Exactement. Il faut des contributeurs conscients de l’importance de la préparation préalable de leur intervention et soucieux du respect de l’écoute mutuelle. Et ceci est d’autant plus important que les outils techniques de la RAD favorisent cette capacité d’écoute mutuelle. Les interruptions intempestives sont proscrites : un outil de « lever la main » est prévu pour prendre la parole. Des outils de dialogue en chat en aparté sont implémentés pour éviter d’éventuels bruits de fond.

LMA : Finalement, la réunion à distance est-elle un pis-aller nécessaire ?

JC : Non, elle peut être une opportunité d’être plus efficace. D’abord parce qu’elle favorise l’aspect organisationnel des réunions : gestion de l’agenda, gestion des prises de parole. Ensuite, parce qu’elle induit une montée en compétence de chacun des participants. C’est la conséquence de l’ajout de la partie « technique » qui va de pair avec l’organisation d’une réunion virtuelle : aux outils d’interactivité, il faut ajouter les fonctionnalités de travail commun autour d’un même document que l’on upload, mais également la prise en main des postes distants. Tout cela valorise « speakers » et participants et renforce les qualités des contributions. C’est une prime à l’efficacité. On va à l’essentiel. Sans parler des fonctionnalités permettant de réaliser des comptes-rendus de réunion : extrait filmés, documents associés… Il en ressort une impression – tout à fait justifiée – d’être deux à trois fois plus efficaces que dans une conf’call classique.

LMA : Reste la question de l’appropriation de l’outil…

JC : … que les Américains sont habitués à utiliser en raison des distances et des fuseaux horaires qui les séparent les uns des autres. Non seulement ils maîtrisent mieux que nous les outils de réunion virtuelle, mais ils ont avec eux la culture du respect de la parole de l’autre. C’est pourquoi les formations à la RAD doivent contenir une partie culturelle.

LMA : Quel est le prolongement de la RAD ?

JC : Le Learning Management System, outil de gestion des formations à distance.

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